Rapprochement devis et DPGF
Reporter les devis reçus dans votre DPGF, sans les ressaisir.
Vous envoyez votre trame aux entreprises consultées : la liste des ouvrages, avec vos quantités, sans les prix. Chacune renvoie son devis, en PDF ou en tableur, avec ses libellés à elle. Il faut alors reporter chaque ligne du devis sur la bonne ligne de votre trame, à la main.
Une conductrice d’opération en exercice donne l’étalon : trente minutes quand l’entreprise a répondu directement dans le DPGF, jusqu’à deux heures pour un devis PDF sur une affaire compliquée. Comptez une dizaine de lots par affaire, et recommencez à chaque avenant.
Ce que fait la chaîne
Quatre temps, du PDF reçu au mail à relire
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1
Il lit le devis tel qu’il est arrivé
PDF ou tableur, dans la mise en page de l’entreprise. Rien à préparer, rien à retaper, rien à convertir.
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2
Il pose chaque ligne sur une ligne de votre trame
Et quand il ne sait pas, il ne force pas : il met la ligne de côté et la nomme.
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3
Il passe une check-list de règles
Les points qu’une conductrice d’opération vérifie de tête, écrits une fois et appliqués à chaque devis.
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4
Il rédige un brouillon de mail à l’entreprise
Avec les questions à poser, chiffrées, dans l’ordre où elles se posent.
Le principe
Deux mots suffisent à reconnaître une ligne : « linon » et « 7935 ».
Une entreprise chiffre avec ses propres libellés. Là où votre trame porte « Sol Moquette (dalles) type Linon - TARKETT », l’artisan écrit « moquette linon ref 7935 ». Comparer les deux phrases entières ne mène nulle part.
L’outil s’accroche donc aux mots rares. « Sol », « moquette » et « type » reviennent sur trente lignes de votre bordereau et ne désignent personne. « Linon » et « 7935 » n’apparaissent qu’une fois : ce sont eux qui reconnaissent la ligne. La quantité vient ensuite, pour départager deux lignes de la trame qui se vaudraient.
Aucun modèle de langage n’intervient, aucun OCR, aucun appel sortant. Deux passages sur les mêmes documents donnent le même résultat, à la ligne près, aujourd’hui et dans six mois.
Ce que dit chaque ligne
Quatre verdicts, en français de chantier
Chaque ligne du devis repart avec une phrase que vous pouvez relire. Un score de 0,62 laisse le lecteur seul avec son interprétation ; « elle a chiffré une autre quantité que la vôtre » dit quoi vérifier et où regarder.
| Verdict | Ce que ça veut dire |
|---|---|
| Posé | Le libellé correspond et la quantité aussi. La ligne prend sa place dans votre trame. |
| Métré modifié | L’entreprise a chiffré une autre quantité que la vôtre. C’est à vérifier, et c’est souvent elle qui a raison. |
| Hors trame | Ce poste n’existe pas dans votre trame : un ajout, une variante, un découpage différent, ou une prestation que le DCE avait oubliée. À arbitrer. |
| Ambigu | Plusieurs lignes de la trame se valent sur cette ligne de devis. L’outil refuse de choisir. |
Ce que vous recevez
Le rapport dit quoi regarder, et dans quel ordre
Avant les onglets de chiffres, une page en français. Elle range les points par ce qu’ils vous coûtent, pas par l’ordre du devis. Extrait réel, sur un devis de peinture d’une affaire d’aménagement tertiaire.
L’entreprise a chiffré 14 lignes pour 19 836,13 €. 11 ont été posées sur une ligne de votre trame, 3 n’y correspondent à rien.
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1. À arbitrer : 3 lignes hors trame, 5 144,46 €
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2. Métrés modifiés : 2
Elle retient 189,54 m² là où votre DCE indique 216.
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3. Points à vérifier : 1
Une cuisine est prévue, aucun évier ni robinetterie n’a été trouvé.
Et la suite
Un brouillon de mail, un chiffre dans chaque question
Le rapport se termine par le message que vous alliez écrire. On demande, on n’accuse pas : le DCE se trompe aussi, et une consultation se gagne autant sur la relation que sur le prix.
Avant de le passer en commande, quelques points me manquent pour que nos deux documents se recoupent. Ce sont des questions, pas des remarques : il est très possible que ce soit notre DCE qui soit incomplet sur ces points.
Ce qui est mesuré
Zéro ligne posée au mauvais endroit, sur 46 mesurées
La mesure porte sur une affaire réelle d’un contractant général en aménagement tertiaire : neuf devis d’entreprises, quarante-six lignes mesurables. La référence n’est pas une note que nous nous serions donnée, c’est le DPGF que la conductrice d’opération avait réellement produit à l’époque. On compare la proposition de l’outil à son rangement à elle.
Le chiffre à retenir n’est pas le taux d’accord, c’est le zéro. Une ligne rangée au mauvais endroit se paie en travaux supplémentaires et se découvre tard ; une ligne laissée de côté se voit tout de suite, dans le rapport, avec son montant.
0
ligne posée au mauvais endroit, sur les 46 mesurées. C’est le chiffre qui compte.
14 / 14
postes chiffrés par les entreprises de leur propre initiative, tous remontés, sans exception
42 / 46
lignes rangées comme la conductrice d’opération les avait rangées, soit 91 %
4
lignes que l’outil n’a pas su placer, et qu’il signale au lieu de les deviner
9
devis d’entreprises, sur une affaire réelle d’aménagement tertiaire
13
points de complétude relevés sur ces 9 devis et 69 lignes
Sur le contrôle de complétude, une première version sortait vingt-et-un points, dont neuf fois la même alerte répétée pour chaque entreprise. Treize points utiles après regroupement : un relevé qui se relit en entier vaut mieux qu’un relevé qu’on abandonne à la moitié.
Ce que ça ne fait pas
Les limites, avant que vous les trouviez
Une seule affaire mesurée. Une seconde était disponible, mais sa trame était à un indice antérieur au devis : la comparaison n’aurait rien voulu dire. 91 % sur une affaire est un ordre de grandeur, pas une garantie.
La check-list applique les règles qu’on lui a écrites, et rien d’autre. La promesse n’est pas de trouver les oublis que personne n’a jamais vus. Elle est de garantir que ce que vous avez déjà appris est appliqué à chaque devis, y compris le neuvième d’une semaine chargée.
Ces règles attendent encore la validation de la praticienne dont elles viennent. Chaque alerte est une proposition, datée, qui se discute.
Un devis scanné sans couche texte n’est pas lisible. L’outil le dit et s’arrête, il ne devine pas. Sur dix-huit devis réels passés à la lecture, un seul était dans ce cas, et deux portaient une en-tête de tableau non reconnue.
Le mail est un brouillon. Il ne part pas, il n’est adressé à personne, il se relit et se réécrit. La relation avec une entreprise ne se délègue pas à un outil.
L’outil ne conclut jamais. Une ligne hors trame n’est pas une faute de l’entreprise, et un métré modifié n’est pas une erreur. Il dit ce qu’il voit, l’arbitrage reste le vôtre.
L’outil traite un devis à la fois. Il ne construit pas le bordereau consolidé d’une affaire entière, et l’étalon de trente minutes à deux heures cité plus haut est le coût actuel de l’opération à la main : personne ne l’a encore chronométrée avec l’outil.
Vos documents
Traités, puis effacés
Les fichiers sont lus, rapprochés, puis effacés, y compris quand le traitement s’arrête sur une erreur. Aucun modèle de langage n’est appelé, aucun document ne part chez un tiers, rien ne sert à entraîner quoi que ce soit. C’est vérifiable, et c’est tout ce qu’il y a à en dire.
Sur votre trame, avec vos règles.
La check-list vaut ce que valent les règles qu’on y met, et les vôtres ne sont écrites nulle part : elles sont dans la tête de vos conducteurs d’opération. Vingt minutes de conversation sur votre façon de consolider, et on saura ce que la chaîne saurait déjà appliquer chez vous.